Как писать формальные письма на английском
Письменное общение — неотъемлемая часть профессиональной жизни. О каком бы карьерном пути ни шла речь, умение грамотно и убедительно излагать свои мысли на бумаге (или в электронной почте) играет ключевую роль. Письма на английском языке требуют особого подхода и внимания к деталям. Писать их формально — это искусство, требующее знаний и навыков. В этой статье мы рассмотрим основные принципы написания формальных писем на английском языке, проиллюстрировав их конкретными примерами.\
Структура формального письма
1. Заголовок (Heading)
Заголовок письма включает адрес отправителя и дату. В случае печатного письма его располагают в верхнем правом углу. В электронном письме эта часть обычно опускается.
Пример:
123 Main Street
London, UK
SW1A 1AA
April 10, 2023
2. Адресат (Inside Address)
Указывая адресата, необходимо отразить его полное имя, должность и полный почтовый адрес. Эта информация располагается слева.
Пример:
Mr. John Smith
HR Manager
ABC Corporation
456 Elm Street
New York, NY 10001
3. Приветствие (Salutation)
Приветствие — одна из ключевых частей, так как именно с него начинается тон общения. Стандартные варианты включают:
Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Johnson,
Dear Dr. Brown,
Если имя адресата неизвестно, допустимо использовать:
Dear Sir/Madam,
To Whom It May Concern,
4. Основной текст (Body)
Основной текст письма делится на вступление, основную часть и заключение.
Вступление (Opening Paragraph)
В первом параграфе необходимо указать цель вашего письма. Будьте ясны и конкретны, избегайте излишней многословности.
Пример:
I am writing to inquire about the job opening posted on your website.
Основная часть (Middle Paragraphs)
Здесь вы приводите детали. Если это деловая переписка, включите информацию о вашем опыте, достижениях или конкретные вопросы. Постарайтесь разбить текст на абзацы для лучшей читаемости.
Пример:
Having worked in the industry for over five years, I have developed a strong set of skills in project management and team leadership. At my previous position at XYZ Company, I successfully led a team of ten people, overseeing multiple projects simultaneously.
Заключение (Closing Paragraph)
В заключении вы подводите итог письменной просьбы или предложения и указываете на дальнейшие шаги либо выражаете благодарность.
Пример:
I look forward to the opportunity to discuss how my experience and skills could benefit your team. Thank you for considering my application.
5. Заключительная формула вежливости (Closing)
Закрытие письма должно быть формальным и уважительным. Общепринятые варианты включают:
Sincerely,
Yours faithfully, (когда адресат неизвестен)
Best regards,
6. Подпись (Signature)
В конце письма подпишите своё имя, с новой строки укажите вашу должность и контактные данные.
Пример:
Sincerely,
Jane Doe
Marketing Specialist
jane.doe@email.com
+44 1234 567890
Пример формального письма
Давайте рассмотрим пример формального письма, объединяющего все вышеперечисленные элементы.
123 Main Street
London, UK
SW1A 1AA
April 10, 2023
Mr. John Smith
HR Manager
ABC Corporation
456 Elm Street
New York, NY 10001
Dear Mr. Smith,
I am writing to express my interest in the Marketing Specialist position advertised on your website. With over five years of experience in digital marketing and a proven track record of successful campaigns, I am confident in my ability to contribute effectively to your team.
At my previous role at XYZ Company, I managed various marketing projects, leading a team of five. Notably, I spearheaded a project that increased our online engagement by 30% within six months. My strong analytical skills and creativity allow me to think outside the box and deliver outstanding results.
I am particularly drawn to the innovative approach that ABC Corporation takes towards marketing and the opportunity to work within such a dynamic environment aligns with my professional goals.
I would appreciate the opportunity to discuss how my background, skills, and certifications align with the needs of your organization. Thank you for considering my application. I look forward to your response.
Sincerely,
Jane Doe
Marketing Specialist
jane.doe@email.com
+44 1234 567890
Советы по написанию формальных писем
Четкость и Лаконичность
Избегайте громоздких конструкций и длинных предложений. Формальные письма требуют ясности и точности.
Плохой пример:
I am writing to you to express my considerable and profound interest in the recently advertised position, which caught my attention on your corporate site and which I find highly intriguing.
Хороший пример:
I am writing to express my interest in the position advertised on your website.
Уважительный тон
Формальные письма должны носить уважительный характер. Избегайте сленга, жаргонизмов и излишне эмоциональных выражений.
Проверка грамматики и орфографии
Ничто не портит впечатление о формальном письме сильнее, чем грамматические ошибки и опечатки. Потратьте время на проверку текста перед отправкой.
Уместное использование форматов
Если письмо отправляется по электронной почте, используйте официальные форматы: вставка тематики в заголовок, соблюдение правил деловой переписки в теле письма.
Заключение
Формальные письма на английском языке — это зеркало вашего профессионального уровня и культуры общения. Освоив правила оформления и стилистики, вы обеспечите себе уверенность в деловой переписке и способность произвести благоприятное впечатление на адресата. Помните, что каждое письмо — это возможность создать положительный имидж и наладить эффективные взаимодействия.